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DIVISION SERVICE ADMINISTRATIF- AGENT (E ) ADMINISTRATIF

  • Date de publication : 09 juillet 2018
  • Localisation : Val-d'Or


Sous la supervision du Contrôleur, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité de réaliser les tâches suivantes afin de répondre aux besoins des différents départements ou direction de l’entreprise.

Sommaire du poste

Veille à l’exécution efficace et en temps opportun d’activités cléricales afin de supporter les différents gestionnaires soit dans le développement de travaux manuscrit, rapports, statistiques utilisées qui vise à améliorer l’action de l’entreprise. La personne recherchée supporte également la direction dans le suivi et mise à jour des informations dans les médias sociaux de l’entreprise. Elle est figure première de l’entreprise à la réception.

Tâches principales

  Faire l’appariement des factures avec les bons de commandes; 

 Veiller à l’expédition et la cueillette du courrier quotidiennement, ouverture, tri et distribution sauf des informations confidentiels soit la CNESST, REER Collectifs, Assurances groupes ou autres selon les directives des directeurs 

 Jumeler quotidiennement les factures reçus avec les bons de commande, assurer le suivi des nouvelles factures avec les informations mise à jour afin d’en assurer le suivi auprès du département des finances et le paiement des fournisseurs 

 Assurer le suivi des approbations des factures pour fin de paiement 

 Supporter les départements qui assurent la facturation des clients et le suivi des comptes fournisseurs dans l’entrée de données et élaboration. 

 Compiler et traiter les données de production dans le gabarit des rapports quotidiens de concassage, transport et machinerie; 

 Accueillir les clients, employés, visiteurs et coordonner leurs arrivées avec les ressources / gestionnaires devant répondre à leurs besoins, en cas d’absence de la personne demandée, gérer le tout en fonction du niveau de priorité de la demande; 

 Fournir un support administratif par transfert d’appel, prise de message, télécopieur, commande de fournitures, classement, préparation et réception du courrier (Ouvrir le courrier, estampiller les documents reçus et l’acheminer au responsable); 

 Mettre à jour les listes téléphoniques, liste d’utilisateur de cellulaire de l’entreprise et les maintenir à jour; 

 Élaborer la signature électronique (courriel) des nouveaux gestionnaires en respect du titre et des normes de l’entreprise, Compiler et traite les données des rapports de gravier et béton avec les bons de livraison pour fin de facturation; 

 Identifier et monter des dossiers de fournisseurs et/ou clients et classer les factures des fournisseurs 

 Assurer le suivi de dossiers spéciaux tels que le suivi des royautés 

 Veiller à la réception des paiements au comptoir et faire la vérification des factures émises; 

 Préparer et réaliser le dépôt des chèques et argents reçus; 

 Valider et assurer le suivi des états de comptes en fonction des barèmes du service des finances 

 Élaborer des présentations (powerpoint informatif mensuel), documents de travail, soumission ou lettre; 

 Classer les cartes de travail, des formulaires d’entrée en espace clos, registres de cadenassage 

 Imprimer les registres de cadenassage, formulaires d’entrée en espace clos, document relatif à des dossiers d’employé (monter les documents vierge) 

 Détruire les documents te ce, tel que demandé par les services administratifs 

 Mettre en forme des procédures, des formulaires, des registres, etc. 

 Distribuer les vêtements corporatifs, en assurer les choix et commandes en collaboration avec le service des communications 

 Agir à titre de responsable de la petite caisse et balancer cette dernière.

Tâches secondaires 

 Comptabiliser les sorties du banc de gravier.


Profil recherché

Connaissances 

 DEP en secrétariat ou DEP comptabilité avec 2 ans d’expérience 

 Toutes expériences équivalentes seront considérées 

 Maitrise de la Suite office et du français parlé et écrit 

 Posséder une connaissance de l’anglais écrit et parlé 

 Connaissance d’Acomba, du cycle comptable et/ou des systèmes de ressources humaines sont des atouts 

Habiletés 

 Être en mesure de gérer plusieurs tâches simultanément et d’en établir les priorités 

 Faire preuve d’initiative 

 Être en mesure d’anticiper et répondre aux besoins des clients internes et externes 

 Faire preuve d’esprit d’équipe 

 Avoir de l’entregent et être souriant 


Salaires et avantages compétitifs. Programmes de formation disponibles. Les personnes intéressées à joindre notre équipe doivent envoyer leur C.V. en indiquant le titre de l'emploi désiré et une lettre d’intérêt au rh@betonbarrette.qc.ca


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